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浅谈电力企业文秘工作与档案管理的有效结合

发布时间:2020-01-07 16:51:15? 文章来源:/? 作者:逄编辑? 阅读:次


(国网濮阳供电有限公司,河南 濮阳 457000)
摘要:在电力行业内相关企业不断发展的同时,文秘工作与档案管理工作都是内部管理过程中的重要的内容,而且把两项工作有机的结合,能够使文秘工作与档案管理的工作质量得到提高,进而促进电力企业的进步,本文主要对电力企业文秘工作与档案管理的结合进行简要的分析。
关键词:电力企业;文秘工作;档案管理


引言:
在电力企业发展的过程中,文秘作为比较主要的岗位,关键的工作内容就是对文件处理,并对会议事项进行安排,而在工作的过程中不可避免的存在繁重的文件资料,并通过档案管理保存,所以若要保证档案管理工作的高效率,有必要与文秘工作结合,这样才能够使两项工作顺利完成。
1 文秘工作和档案管理中存在的问题
在科学技术水平不断提高的过程中,档案管理工作也逐渐实现“文档一体化”的工作模式,主要是就是通过文秘工作与档案管理工作结合,利用信息技术使公文的生成等一系列环节实现一体化,使两项工作的内容是资源的共享,可是在实际开展工作的过程中依旧会存在很多用问题。
1.1 公文原稿不齐全
在开展公文处理工作的时候,其中最为关键的工作内容就是对原稿的收集与处理,在公文整理的时候有相关办理方法可以依照,但是在整理的过程中,只是有公文的最终定稿,并没有最初的原稿或者中途修改过的稿件,但是其实这样的原稿与修改稿有着对于档案管理有很高的价值,特别是其中收到管理人员批示的稿件是更加重要的,除此之外,很多材料文件没有进行档案存档管理,或者没有严格认真的档案管理,没有进行复印就开始存档,这可能使文件字迹模糊,从而影响公文的质量。
1.2 版记设计的不够全面
若要保证文秘工作与档案管理有机的结合,有必要进行版记设计,这也能够使其整合的程度更高,可是在电力企业内相关工作实际开展的过程中,相关工作人员对此并没有很高的重视程度,比如很多的文件中虽然有明确的内容,但是却没有详细注明抄送方,或者有些文件还有着选用不准确的问题,使文秘工作与档案管理的结合失效,当下很多电力企业在公文制发的时候,依旧存在和不正确的处理,这使得工作过程更加不规范。
1.3 纸质没有达到标准
在文秘工作与档案管理结合的过程中还存在着纸质标准不合格的问题,规定纸张的型号为A4纸,而且在装订的过程中要在左侧进行装订工作,要保证装订过程中不出现散页等情况,要保证文件资料等平整,但是目前电力企业在开展相关工作的过程中,往往没有注意到这一点,使纸张的质量下降,并出现发黄的情况,这也影响了公文资料的完备性使档案管理工作也无法顺利进行[1]。
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1.4 信息技术水平不高
当下,很多电力企业的文件资料都是采取纸质与计算机技术的结合,因为纸质的文件在装订等内容上的要求更多,而且在具体的文秘工作开展与档案工作进行的过程中,经常出现问题,而信息技术的进步能够保证档案管理工作与文秘工作逐渐实现信息化,可是目前电力企业内部的相关工作信息化水平比较低,管理难度得不到有效的降低,也使工作效率得到实际的提升,这主要是因为相关工作人员的计算机水平不高造成的,也使文秘工作与档案管理的工作质量受到影响。
2 如何实现文秘工作和档案管理的有效组合
2.1 强化文秘的档案意识
电力企业要更加重视文秘工作与档案管理的结合,充分认识秘书的档案意识,确保自身管理理念的进步,这也是提升相关工作能力,加强对文秘工作和档案管理的支持,不断加大各方面的投入,确保文秘工作和档案管理的正常发展,相关工作人员要积极学习先进的工作方法,不断提高工作能力,更好地完成秘书工作和档案管理[2]。
2.2 制定严格的公文办理程序
在文秘工作与档案管理结合的过程中,有必要制订严格的公文办理程序,这样能够根本的保证相关工作人员可以对公文进行规范的处理,而且要保证工作人员认真执行制订的标准,并对各个工作程序进行严格的监督,比如保证公文在印刷之前检查是否规范,而且要对使用的纸张进行检查,保证纸质符合相关标准[3]。
2.3 制定规范标准
文秘工作与档案管理的结合需要不断完善管理制度,修订档案实施办法,装订秘书工作手册,加强对相关工作的评估,在此基础上,我们将提高文秘工作和档案管理的软硬件水平,增加资金投入,有效提高档案管理一体化建设和配置水平,提高档案处理水平,建立完善的档案管理规章制度是必要的,也是秘书工作和档案管理的发展方向,有必要创新过去落后的模式,不断优化管理方法,逐步调整管理模式[4]。
2.4 掌握信息技术
为了提高文秘书工作和档案管理的信息化水平,有必要建立完善的工作模式,这也是秘书工作和档案管理相结合的发展方向,也要创新过去落后的模式,不断优化管理方法,逐步调整管理模式,创新秘书工作和档案管理的信息化模式,增加信息化的具体应用,有必要建立一个科学高效的秘书工作和档案管理信息中心,这可以在一定程度上使各种信息的交流更加顺畅,也有助于提高工作效率和工作质量,同时,也有必要提高相关人员的计算机技术水平,更好地促进电力企业的发展,为了提高工作人员的工作热情,可以在开展工作的过程中始终保持热情和更加积极并培养对工作有更高的认可[5]。
结束语
综上所述,在电力企业持续进步的过程中,有必要对文秘工作进行重视,并结合文秘工作与档案管理,通过强化文秘的档案意识、制定严格的公文办理程序,并制定规范标准与运用掌握的信息技术这样才能够保证文秘工作与档案管理工作的一体化程度得到提高,而且进而促进企业可持续发展。
参考文献
[1]王蕾.浅谈电力企业文秘工作与档案管理的有效结合[J].时代农机,2018,45(10):214.
[2]周洁.国有电力企业基层办公室文秘工作现状及改善策略[J].中外企业家,2018(14):64.
[3]赵大青,时伟,闫清波,伍飞,杨晓月.电力企业文秘工作人员的创新培养探究[J].安徽电气工程职业技术学院学报,2017,22(04):23-26.
[4]龚爱华.有效提高电力企业办公室文秘工作水平的策略[J].中外企业家,2017(08):140-141.
[5]杜娟.提升电力企业办公室文秘工作水平的途径[J].现代营销(学苑版),2012(05):35-36.

本文来源:浅谈电力企业文秘工作与档案管理的有效结合:/lunwen/10658.html

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