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对档案保密工作在新形势下的利用与探索

发布时间:2020-01-13 10:26:33? 文章来源:/? 作者:孙编辑? 阅读:次


(武汉市规划研究院,湖北 武汉 430000)
摘要:新形势下,档案具有保密性、真实性和服务性。由于所保留的是原始的资料,如果没有做好保密工作,导致档案资料缺损或者档案信息丢失,就难以弥补。事业单位的档案所记录的是事业单位运行中所产生的各种信息资料。新形势下,对事业单位的档案采取保密措施是非常必要的,不仅要发挥档案的服务性,还要对档案资料合理利用。本论文针对新形势下对档案保密与利用工作进行研究。
关键词:档案;保密;新形势;利用工作


事业单位在发展进程中会产生大量的资料。将这些资料进行收集、整理为档案之后,就要做好安全保密工作,避免档案信息丢失或者泄露,一旦发生泄露对事业单位工作的正常运行造成不良影响。档案的服务性要求档案资料要发挥应有的利用,所以,事业单位的档案资料的利用是一项重要的工作。面对目前事业单位档案的保密工作和利用工作中所存在的问题,就需要采取有效的对策。
一、新形势下事业单位档案保密与利用工作中所存在的问题
(一)档案的保密工作和档案的利用没有并重
事业单位的档案信息要保持完整,就要做到档案的保密工作和档案的利用并重。但是,从目前的事业单位的档案管理情况来看,并没有做到这一点。在进行档案信息的收集、分析、整理以及档案资料的鉴定工作中,并没有考虑到档案资料的利用,档案的服务价值没有得以充分发挥。对于涉密档案要做好保密工作,严格按照相关的规定执行。如果档案的保密工作中存在问题,就必然会给档案工作带来一定的损失。特别是事业单位的多数人对于涉密档案不持有安全意识,没有采取技术防范措施,就会导致档案资源没有得到合理利用而造成资源浪费。
(二)信息环境下存在档案保护隐患
科学技术快速发展的进程中,档案管理自动化方向发展,档案已经不再局限于纸质资料,而是转变为数字化档案。数字化档案的优势在于,档案资料存储容易,而且可以永久存储,但是在档案保密工作中会存在各种隐患,在计算机技术环境和网络环境下,档案管理工作中会存在各种隐患。特别是黑客会对档案资料攻击,导致档案信息泄露或者档案文件遭到破坏,此时,对于安全技术的要求就会越来越高。
事业单位档案的电子化管理所存在的不足在于,档案信息都存储在磁盘或者是光盘,如果没有备份,就会导致档案信息损坏,档案信息不能够正常使用。如果计算机所连接的内部网络与外部网络之间没有做好隔离工作,没有对服务器安装防火墙,一些不良人员就会通过外部网络进入到内部网络盗取档案信息。如果电子档案的使用权限没有得到有效控制,就会存在工作人员对电子档案随意更改的问题。
(三)档案管理人员要提高安全意识
档案管理人员要具备安全意识,还要对管理技术予以改进。但是,部分档案管理人员技能由于管理意识还停留在传统的管理模式上,使得档案管理存在滞后性。很多的档案管理人员的档案资料安全问题不高,没有采取有效的安全防范技术,就使得档案信息安全能力不能够跟得上实际的档案管理工作需求。
二、做好事业单位档案保密与利用工作的有效对策
(一)事业单位的档案保密和利用要按照规范执行
事业单位的档案管理工作中,由于档案管理人员持有传统的管理观念,在档案管理中往往重视资料的收集,没有认识到档案资料管理的重要性,使得档案资料的价值没有充分发挥。事业单位很多的档案资料都被收藏起来,导致档案资源没有得到合理利用。事业单位的档案很多是保密性非常强的,对于涉密档案要做好保密和利用工作,需要做到以下方面。
其一,事业单位的档案资料要规范化管理和使用,保证档案资料在法定的保密期限内不会存在安全问题,保证国家的合法权益得到维护。
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其二,从目前的事业单位档案管理情况来看,随着时代的发展,档案管理工作也要做出相应的调整。特别是涉密的档案要按照相关的法律法规做好保密工作,还要进行科学鉴定,做好资料的整理和档案信息的审查工作。让事业单位的档案资料的价值得以有效利用,发挥服务社会的作用,对社会经济更好地发展起到一定的促进作用。
事业单位对于涉密档案都要采取有效的保密措施,要使得档案资料得以充分利用,就要确保档案资料安全,使得档案的价值得以充分发挥。
(二)事业单位要做好档案库房的答理工作并采取相应的保密措施
档案的质量要有所保证,就要做好档案管理工作,这就需要做好库房打理工作,并将相关的管理规定制定出来。
在库房答理工作中,按照有关法律法规,对于档案库房要单独建立。事业单位的档案库房通常是在办公楼内设立。档案中的一些涉密档案是需要采取保密措施的,如果产生泄露问题,后果是非常严重的。所以,对于这部分档案的管理中,不可以随意找一间办公室保存档案。如果将档案库房甚至在办公室底层,就要加固好门窗。库房与办公室以及单位的图书阅览室之间都要分离。库房的档案工作要专人负责,并按照有关规定执行,无关的人员不可以进入到库房。一些绝密的档案需要放在保险柜中。对于库房中的档案要做好安全工作,就要制定科学的保密规范,确保档案资料的安全。
关于库房管理的规定,可以将网络技术充分利用起来。采用物理隔离技术将物联网和事业单位的局域网分离。如果计算机网络没有采取有效的隔离措施,就要避免互联网和局域网同时运行。对于办公用的计算机和审计用计算机都要采取防范措施,确保网络安全后才可以将互联网接入。互联网和局域网上不可以传递涉密档案信息。只有本单位档案管理的专业人员才可以登录到局域网。对于存有涉密档案信息的计算机、光盘以及硬盘等等都要采用加密技术进行安全处理,并按照有关法律法规采取安全保护措施,确保档案资料得到妥善保管。
(三)对于事业单位的档案信息要采取有效的防范措施
对于档案信息要做好安全防范工作,就要强化信息监督工作,避免产生互联网上传递涉密的档案信息。对于档案的安全保密工作要按照相关的规范执行,涉密档案还要建立专人负责制度。所有事业单位档案管理人员都要接受专业训练,并具备安全意识,有关的监督管理部门则需要对档案信息进行定期检查工作,以避免产生档案信息泄露问题。
对于档案管理规范要做好维护工作,对于涉密档案要采取有效的保护措施。如果存在档案电子信息的介质损坏或者档案的信息丢失,就要有专业的技术部门进行处理,有专业技术人员做好技术维护工作。
事业单位对于档案资料采取保护措施,主要是从技术的层面落实。对于档案信息要设置密码进行保护,如果是涉密档案,就要使用专业性非常强的加密软件对于档案信息实时保护,而且还要定期地更换密码。对档案信息网络安装防火墙,避免遭到不良攻击,安装专业的杀毒软件,对计算机的软件系统和硬件系认同进行实时监测,可以避免黑客或者病毒入侵。
档案管理人员对于档案资料的销毁程序要严格执行。在报废数据储存设备的过程中,要对需要销毁的档案资料进行清点,做好登记工作,并进行归档处理。计算机技术和网络技术的快速发展,即便是档案资料被误删除或者出现了档案资料储存设备遭到损坏的现象,专业人士也可以采用技术手段将多数的档案信息回复。所以,涉密档案信息要由专业技术人员执行。
结束语:
综上所述,事业单位要更好地发挥社会服务于作用,就要做好档案资源管理工作。档案的特殊性要求档案管理中要做好保密工作,避免信息泄露产生安全问题。事业单位的档案管理人员就要具备一定的专业技术能力和安全意识,确保档案保密到位,且档案资料得到合理利用。此外,档案管理人员做好档案的保密工作,是保证档案安全的关键。
参考文献
[1]范侠.论档案人员保密工作素质的提升[J].湖北成人教育学院学报,2010.16(1).
[2]张光馥.试谈城建档案工作的经济效益和社会效益[J].城建档案,2015(01):29-30.


本文来源:对档案保密工作在新形势下的利用与探索:/lunwen/12912.html

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