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浅析创业型大学后勤的档案管理

发布时间:2020-01-13 10:26:34? 文章来源:/? 作者:唐编辑? 阅读:次


(齐齐哈尔工程学院,黑龙江 齐齐哈尔 161000)
摘要:创业型大学后勤档案管理是档案管理工作中一项不可缺少的内容,虽然后勤档案工作较为琐碎,但也是创业型大学后勤管理工作的主要组成部分,它直接来源于后勤管理、服务等实践活动,内容涉及面广,信息记载量大。本文结合后勤档案管理的特点和作用,对创业型大学后勤的档案管理进行简要分析。
关键词:创业团队;后勤档案;档案管理


1.创业型大学后勤档案的特点分类
1.1后勤档案的特点
创业型大学后勤设计事务繁多,存在多种特点。后勤工作集管理与服务为一体,后勤档案直接来源于生产、管理、经营、服务活动,包含了诸多方面的内容,是创业型大学后勤为教学、科研服务的综合记录;复杂性是后勤档案工作的突出特点,因为创业型大学后勤工作涵盖面较广,它包含的信息种类也是非常繁杂的,所以它的内容表现复杂。后勤工作主要包含绿化卫生、餐饮服务、校园房产以及水电管理等方面的内容;多样性也是创业型大学后勤档案工作的主要特点之一,它的所谓多样性主要表现就是后勤档案工作的类型多样,它不但包括文件类后勤档案,还包括账表类后勤档案以及技术类后勤档案。
1.2后勤档案的分类
后勤财务会计类档案主要包括后勤各实体部门在经费分配及使用过程中形成的账目、凭证、票据、会计报表、付款情况表等文件资料,是后勤各实体实施年度预结算、绩效评价、效益评定、账目清点的重要依据;工程技术类档案,后勤工作的涉及面是非常广泛的,对于创业型大学的后勤工作同样如此,它包括校园教学、电缆安装、给排水以及生活设施的维修改造等方方面面的工作,在对这些工作处理完以后会产生一些文件资料;审批合同类档案,创业型大学在后勤社会化改革中产生的大量档案,包括立项审批手续、承包承租合同、项目施工合同、验收报告及记录等,不仅是创业型大学维护自身权益的依据,也是提高后勤管理效益、实现国有资产保值增值的重要保障;文件类档案,包括上级主管部门下发的政策、条例、规定、通知、批示、批复、指示等文件,以及校内各单位向后勤部门呈报的请示、报告等;行政文书类档案,指后勤部门在日常管理工作中形成的各种文书材料,包括规章制度、岗位职责、会议记录、工作计划、年度总结、职工个人档案及考核评定、检查记录等。
2.创业型大学后勤档案管理工作中存在的问题
档案管理意识不强,兼职档案员业务素主要是由于兼职档案员队伍流动大且又疏于学习,造成了兼职档案员对档案这一概念模糊不清,对哪些文件材料应该归档较为盲目。
2.1档案信息资源数量和质量得不到保证
主要表现在部门对档案归档工作不够重视,对档案管理工作存在应付心理,对部分档案不愿交档案室保存,认为档案在自己部门存放方便利用,这就形成了档案的不完整,造成了档案资料的遗漏、散失
和缺档等。
2.2档案归档的主动性不强
后勤集团虽然在划分了档案归档的范围,但在实际工作中,档案归档范围比较宏观,不能面面俱到,而部门在归档过程中没有很好的对归档范围进行完善,仅按归档范围提出的要求进行了整理,缺乏主动性,造成档案资料的不完整。
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3.加强创业型大学后勤档案管理的几点建议
要改变创业型大学后勤档案管理工作的现状,需从根本上转变观念,调整工作方法,提升创业型大学后勤档案管理工作理念,提高后勤二级部门档案的管理水平,引入学生创业团队参与后勤档案管理,促进创业团队的成长与再发现。
3.1加强宣传工作,增强后勤档案意识
后勤部门是一个服务性很强的综合部门,工作十分琐碎,产生的档案门类较多、范围较广,这就要求后勤相关档案人员不仅要熟悉档案专业知识,还要关注工程竣工、基建维修、涉及外包项目等工作,这样才能及时完成档案资料的收集、整理与归档二门尤其是后勤档案管理人员一直以来多为兼职人员,要通过广泛宣传,认真贯彻《高等学校档案管理办法》,树立全员参与和保护档案资料的责任意识,增强后勤档案的潜在价值和长远作用。
3.2引入学生创业团队
在创业型大学中,更可贵的是培养学生的创业精神,学生在校期间可以形成创业团队,在后勤档案管理过程中引入学生创业团队一方面可以促进创业团队的成长,另一方面充分的利用了学生的计算机及信息应用能力,更主要的是完善了创业型大学的后勤档案管理工作。
学生创业团队加入到创业型大学的后勤档案管理工作中,从中进行教练式的学习,从“手把手”到“育巧手”再到“放开手”,学生的创业团队进行后勤档案管理成熟后,可以进行小面积小范围的承接工作任务,必要时也可以进行模拟承包。一方面缓解了后勤档案工作的压力,另一方面学生得到了锻炼,学生创业团队就是未来法人公司的雏形。
3.3改善后勤管理设施
在全校档案网络系统覆盖下,加快后勤档案管理网络化进程和普及,改进后勤档案管理仍依靠手工操作的现状,建立科学的后勤档案检索体系并健全各类目录数据、全文电子数据库,提升档案管理的自动化水平,及时反馈档案利用信息,努力开发后勤的档案资源。深入各业务部门调查研究,对归档时可能出现的问题予以关注和解决,并用专门的档案用具存放档案等。
3.4加强档案业务培训
学习有关档案工作的法律法规和后勤归档业务知识,认识后勤档案的潜在价值和长远作用.指导和改进后勤档案形成质量及归档流程工作,组织各部门全员参与的后勤档案培训,开展档案管理实际操作培训和兄弟院校交流活动,提高后勤档案兼职人员业务能力、协调能力和办公自动化能力,从整体上提升档案人员的工作水平。
4.结语
随着创业型大学的不断发展,后勤档案管理也要不断创新,引入学生创业团队,不断探索新的管理方法,让档案为后勤的发展服务,为学校的教育教学服务。
参考文献
[1]陈嘉莉.浅谈当今创业型大学后勤人事档案管理[J].汉字文化,2018(01):103.
[2]任莉新,曲绍燕.社会化背景下创业型大学后勤档案管理创新研究[J].兰台世界,2017(10):35-37.
[3]翁佶.创业型大学后勤档案管理与利用工作的实践与探讨[J].兰台世界,2017(04):45-47.


本文来源:浅析创业型大学后勤的档案管理:/lunwen/12914.html

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