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数字化网络技术在国家政府职能部门档案管理中

发布时间:2019-12-05 11:15:02? 文章来源:/? 作者:包编辑? 阅读:次


(国家税务总局南京市税务局第三稽查局,江苏省 南京市 210011)
关键词:数字化;网格技术;档案管理


引言:
随着社会的不断发展,科学技术和网络技术运用范围不断扩展,我国政府职能部门现行档案管理也面临着改革,需要与大数据时代下的管理要求相适应。本文将分析数字化网络技术在国家政府职能部门的档案管理中的重要作用,并提出相应的措施和方法。
政府职能部门的档案是政府相关活动的历史纪录,及其各部门业务轨迹的真实记载。档案管理工作是每个政府职能部门发展的重要组成部分,是衡量其部门管理水平高低的重要标志之一 ,因档案管理具有一定的复杂性、多样性,必需现代化信息技术的辅助。
一、将数字化技术应用于档案管理的必要性;
1、是档案管理工作的复杂性的要求:
目前,我国的政府职能部门涉及到国民生活,经济,管理的方方面面,对于这样一个庞大的管理机构,进行各自档案管理绝非易事,其中涉及到人事,财务,政策,执法等专业性项目。如果将这些档案一直以纸质载体进行保存,使用传统的手段进行管理,不仅难以长久保存,更容易导致档案信息的遗失与损坏。而且,将数字化技术应用一起档案管理之中已经成为大势所趋。
2、是档案管理工作发展趋势的要求:
21世纪是数字化、信息化和网络化的时代。数字化网络技术逐渐进行各个行业与领域,它改变各个行业的工作方式与管理方式。在各项工作中,计算机与网络都发挥关越来越重要的作用。档案管理作为国家政府职能部门管理工作的重要组成部分,必须将网络数字技术应用于管理工作的现代化水平。
3、是解决国家政府职能部门档案管理问题的要求:
我国档案管理数字化进程较慢,大部分地区仍然使用传统的方式对档案信息进行保存和管理。这种管理方式存在着诸多的弊端。这种管理方式极易导致档案使用率低下,对于档案的收集、整理、使用未能发挥其在日常管理工作中的作用。
二、数字化网络技术的优势;
1、提高档案管理工作的效率:
将数字化信息技术应用于档案管理工作之中,能够极大地冲破传统档案管理中的种种局限,加速档案的分类与整理,并从中提取合的信息,将其应用到管理中,这样不仅减少了档案管理工作中问题与失误,而且大大提高了效率。
2、增强档案管理工作的安全性:
传统的管理方式存在着种种漏洞,特别于国家政府职能部门的档案管理,其保密性要求更高,涉及到国家的政策,个人信息,企业信息及相关的重要资料。由于传统的管理方式存在着种种漏洞,为某些不法分子提供了可乘之机,他们利用其管理的漏洞获得其需要的信息,实施各种违法违纪的行为,从而给国家和人民造成损失。而将数字化网络技术应用于档案管理中,能够极大地增强档案信息的安全性,对于档案工作的调取和查阅做到有迹可循,有责必究。避免了信息的泄露,保证了档案管理的安全性。
3、有利于各部门信息资源的共享:
在大数据时代下,信息资源的共享是当下的必行趋势。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆 充分、有效的利用共享信息,而共享信息的前提之一,就是对档案工作的数字化管理,进行分类整理及分级化管理。将可共享的档案纳入数据库中,并针对这些信息建立专门的检索入口。根据部门内的权限管理,进行调阅和使用。这样提高了工作效率,节省了时间,还减少的人力资本和办公资本的重复浪费。
4、能够降低档案管理成本:
传统的档案管理工作效率较低,它主要依靠的人工对纸质档案进行分类、整理与管理,由于档案的复杂性、多样性就要求投入大量的人力,物力。纸质文件的印刷、纸质方件的存放及检索管理等使管理成本都会相应增加,而现代数字网络技术和云盘的数字化管理在一定的程度上代替了部分纸质载体,提高了工作效率,降低了管理成本。
三、如何更好地将数字化网络技术应用于档案管理工作;
1、改革档案管理制度,制定合理的管理章程:
“矩不正,不可为方,规不正,不可为圆”。要想实现各政府部门档案管理数字信息化必须改革档案管理现实状况,制定切实可行的改革计划与合理的管理章程。完善各职能部门数字化档案管理工作制度,不但能保证其数字化档案的完整性和系统性,而且也能为各部门数字化档案工作做到有制可依,有规可寻。
档案信息化管理制度应该包括:电子文件归档管理制度、保密制度、查阅利用规程、网络安全管理制度及具体工作人员岗位目标责任制等。各项管理制度不能一成不变,要在实际工作中不断进行完善,以确保各项管理制度的权威性,时代性。
2、增加资金投入,夯实数字化档案管理的基础性工作:
要想实现档案信息数字化需要解决信息安全、信息共享,信息存储问题,这就需要配置安全性能高,稳定性强的大容量存储设备,网络设备,例如服务器、高速扫描仪,磁盘阵列、光盘库、缩微影像数字化等设备。而这些设备价格都比较昂贵,需要资金投入。
3、引进专业人才,培养高素质员工:
档案信息数字化是建立在网络信息技术基础之上的一种新的档案信息管理模式,他对于管理者的知识素质有着严格的要求,特别计算机专业人才来建立数据库与检索网站。及之后相关维护,对于其管理者的知识素养要求也越来越高,因此必须建立一套完整的档案数字化管理人员培训,以满足其管理要求。
4、提高信息安全意识,确保档案信息利用及保管的安全性:
档案信息数字化面临最的威胁,就是网络的黑客及信息的丢失。因此,对与政府各职能部门涉及到机密的内容要严格保密和查阅权限的配置。保障网络服务器和数据库安全,使用高安全级别的操作系统,及时进行系统漏洞,补丁升级,并对数据库存进行定期多重备份。维护好数据库存事务日志,实行严格的用户身份认证、访问权限控制等安全措施。
总之,政府各部职能部门的档案管理是管理工作中的重要环节,其重要性不言而喻,而将数字化信息技术应用于档案管理是一个长期需要不断探索的过程,我们必须遵循合的原则,设立正确的目标,脚踏实地,逐渐提高档案管理工作的使数字还网络技术在档案管理中发挥更重要的作用。
参考文献
[1]《大数据导论》 2016 清华大学出版社 周苏、王文
[2]《档案管理学》 2015 中国人民大学出版社 王英玮、陈智为、刘越男
[3]《网络安全原理与实践》 2014 清华大学出版社 陈伟、李频
[4]《数字化学术信息资源利用》2011 西南交通大学出版社 曾红岩.

作者简介:周磊(1974.05-),女,江苏省盐城市人,当前职称:技师,学历:本科,研究方向:档案管理数字化技术运用。


本文来源:数字化网络技术在国家政府职能部门档案管理中:/lunwen/4119.html

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