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企业档案信息化管理研究 周宁馨 马梦丹

发布时间:2019-12-27 13:35:01? 文章来源:/? 作者:戴编辑? 阅读:次


(云南大学,650000)
摘要:数字化背景下,信息技术的高速发展与广泛应用引起了全球性的信息革命浪潮。2014年,中办、国办联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》明确指出“机关、团体、企事业单位要把档案信息化建设纳入本单位信息化建设整体规划之中”。推进企业档案信息化建设,建立科学规范的企业信息系统,是企业提高工作效率和经济效益的重要手段。
关键词:企业档案;档案管理;信息化

一、企业档案信息化管理概述
企业档案信息化是指企业在法制的轨道上,凭借信息技术、网络技术等高科技手段,对企业的文件、档案等信息进行发掘、整合,使企业档案信息资源实现电子化、数字化、网络化,从而提升企业资源的利用效率。
1.企业档案信息化管理的模式。目前,档案信息化管理模式主要有两种:一是数字档案馆。这种模式以数字档案馆为基础与核心进行档案信息化建设。它利用计算机互联网等信息手段收集资源并在网络中将其联系起来,实现直接资源共享。数字档案馆能够对档案信息进行加工处理,有着良好的扩拓性与实用性,共享信息与利用信息是该模式发展的重点方向。二是局域网。在局域网上建立本企业或单位的信息化管理平台。企业的档案信息与其他各种业务信息在局域网内相互连通共享,通过信息应用系统的数据接口,进行各种电子数据的采集、整合、加工、鉴定以及管理维护等工作,对不同系统的电子信息数据来进行前端控制和全程调控管理,从而实现文件信息的一体化管理。这种模式可以有效地保障信息资源的丰富度与总量,既方便应用管理,又有效地避免了信息孤岛现象。2.企业档案实现信息化管理的意义。进入21世纪以来,科学技术迅猛发展,实现了资源全球化、经济全球化、信息全球化,信息量以爆炸式速度与日俱增。企业档案信息化管理工作质量的高低直接影响整个企业的发展运营状况。在实际工作中,企业的档案信息量往往庞大而复杂,传统纸质档案管理模式难以适应日益增长的工作强度和企业的管理需求。企业档案实现信息化管理的意义主要体现在以下两个方面。第一,加快企业信息化建设脚步。企业档案信息化建设不仅是企业信息化建设的关键发展模块,也是新时代企业管理模式创新的重要环节。企业档案实现信息化管理可以促进企业档案从传统管理到信息化管理的转型。第二,提高企业档案工作人员的工作效率。档案信息化管理模式能提升工作人员的工作质量,减少工作强度,在一定程度上调动了工作积极性,从而提高档案管理的工作效率。
二、企业档案信息化建设的主要问题
1.基础设施建设落后。档案信息化建设需要投入大量的财力、物力,尤其是管理所需的软硬件设备成本普遍较高,在软设备的升级和维护方面也需要大量技术和资金。运营管理较好的大型企业能较快实现档案信息化建设,并在现有的基础条件上不断扩大效益和规模。但在中小型企业发展过程中,往往采取裁员或撤销的方式进行增效和节约成本,无法有效运用资源,更难以将档案管理工作和信息化建设相互结合。尽管有的企业购入了用于档案建设的基础设施,但后期缺少资金和技术保障,使信息化建设进程变得极为缓慢。2.缺少相应的标准与制度。在技术与实践方面,我国企业档案信息化建设水平较为落后。大部分企业没有制定相关的档案信息化标准与规范,案信息化建设意识不足,缺少标准和规范制度,整体发展较为落后,而部分制定了档案信息管理制度的企业,在规定实行力度方面仍然不够,内部不遵守规章制度的行为屡见不鲜,缺少有效的限制与处罚规定,不规范建设行为较多。企业档案信息化建设具有科学性和专业性,只有合理的规划,才能为企业档案信息化发展提供制度保障。3.缺少专业型人才。不同类型的企业档案所呈现的形式也不相同,档案资源管理的形式多样化使得企业对档案管理人才的专业性要求逐渐变高。信息化背景下,档案管理从业人员需要具备扎实的理论基础和专业的技术能力。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆 当前我国大部分企业对自身的档案部门没有足够的重视,工作人员也很少接受过专业的职业能力培训和信息技术培训,业务不熟练,员工的素质和收入都相对较低,缺乏积极性与能动性,影响工作效率和工作质量,造成企业档案管理在信息化建设中创造力不足,研发能力低下,使企业在实际工作中无法对档案管理进行合理的信息化建设。
三、企业档案信息化管理的对策
1.加强企业信息化基础设备建设。档案管理是企业的基础性管理工作,企业档案信息化必须安排到企业的总体规划之中,完成传统纸质档案管理向档案资源电子化信息化的转型。[]企业档案信息化建设需要以辩证思维观点来对待,从实际出发,实事求是,不盲从不保守,在注重企业自身发展建设的同时兼顾社会大环境的各种影响因素。首先,企业要对自身发展现状深入调查研究,综合分析各种要素,制定适合自身的科学化管理模式。其次,企业档案部门要做到与其他各个部门联系,加强交流,实现档案信息化与企业信息系统的无缝衔接,保证档案信息在部门传递的过程中方便快捷准确,实现信息资源高度共享与高效利用。最后,提供资金保障。一体化成套的软件和硬件设施是建设企业档案信息化基本要求和先决条件。企业要选择运维稳定的系统软件,创造良好的运营环境,搭建科学的档案基本应用平台,以高效、实用、共享的原则来进行企业档案信息化管理建设。同时,平台应用系统的建设要以实际情况灵活调整档案工作方式与流程,定期改造升级企业数据库,加强完善企业基础档案管理,统一规划管理档案信息,使企业档案信息化建设有序、快速地发展。2.建立企业信息化管理制度。企业档案管理工作的基础是标准的管理制度和规范,它是企业档案信息化建设的前提条件,也是企业档案信息化进程的法律保障。企业档案部门要制定符合自身状况和发展方向的档案管理标准,依照“统一领导、分级管理”的原则对制度进行细化,并依据标准严格执行。同时,企业在不同发展阶段要对档案管理信息化制度进行合理的调整,杜绝档案信息化标准模糊甚至没有标准的现象,让档案信息化管理工作有章可循、有据可依。另外,企业可以建立合理的奖惩制度和监督机制。定期考核档案工作人员的工作质量,充分调动其岗位责任感和积极主动性,营造良好的工作氛围。组建档案工作监督条例,采用科学的监控方法,对档案管理工作人员进行有效监督,实现保密性建设,防止泄密、盗取等情况发生,推动档案信息化管理工作健康发展。3.加强企业档案管理人才建设。企业档案信息化工作需要档案工作人员具备扎实的计算机基础、信息管理能力、良好的外语阅读和翻译能力。想要进一步加强企业的信息化建设,人才队伍建设是企业档案信息化建设的关键。首先,企业应当建立信息化建设意识,引导档案工作人员适应信息化的发展,培养档案管理工作人员的信息技术能力。其次,全面提升企业档案管理人员的综合素质。大力培养优秀人才,引进高素质人才,加快信息化发展。 最后,企业要定期邀请专家对档案管理人员进行知识培训和信息技术培训,不断提高档案管理人员的工作能力,促进业务技能提升,完善职业规划。同时,企业还要定期对档案管理人员的业务知识和专业技术进行考察,不断提高档案信息化建设。
四、小结
21世纪是科技发展、信息爆炸的时代,信息技术的广泛应用引起全球化的产业革命,信息化水平已经成为衡量一个企业现代化的重要标准。企业档案信息化管理作为一种在信息时代的新型管理模式,具有良好的发展前景,符合时代的发展要求。在档案管理信息化建设进程中,企业需要审时度势,及时调整自身管理,使档案管理工作追上时代的步伐。
参考文献
[1]师迅东.企业档案信息化的评估标准研究[D].湘潭大学,2008.
[2]杨丽峰.企业档案信息化建设对策研究.黑龙江档案,2011,(3):49.
[3]董小娟.企业信息化水平的组合评价研究[D].哈尔滨工业大学,2010.

作者简介:周宁馨(1993年—),女,汉族,浙江温州人,硕士在读,单位为云南大学历史与档案学院,研究方向为图书情报。
马梦丹(1994年—),女,汉族,江苏苏州人,硕士在读,单位为云南大学历史与档案学院,研究方向为信息服务。

本文来源:企业档案信息化管理研究 周宁馨 马梦丹:/lunwen/7925.html

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