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谈如何做好档案利用工作

发布时间:2020-01-01 14:40:43? 文章来源:/? 作者:祖编辑? 阅读:次


(哈尔滨职业技术学院,黑龙江 哈尔滨 150081)
摘要:文章以如何做好档案利用工作为研究对象,首先对档案利用内涵进行了阐述分析,在此基础之上,重点围绕如何做好档案利用工作,提出了一些做好档案利用工作的策略,以供参考。
关键词:档案利用;工作;策略


前言:
档案利用是档案工作存在的意义所在,同时也是档案工作开展的终极目的,做好档案利用工作,满足档案利用者的实际需求,能够更充分的发挥档案应用价值,推动档案事业实现可持续发展。尤其是近几年,随着国家经济的快速发展,产生信息资源越来越多,档案利用工作的作用价值也日益凸显,充分认识到档案利用工作的内涵,做好档案利用工作开展,对于推动社会经济发展具有重要的意义。因此有必要对当下档案利用工作进行探讨分析,从而促使档案社会效益与经济效益得到更好更稳定的发挥。
一、档案利用内涵分析
档案利用是促使档案价值充分发挥的核心步骤,同时也是档案管理最为重要的一项环节。然而在不同的视角下,“档案利用”内涵在具体解释方面存在着一定的差异性。首先,从档案部门的视角来看,档案利用可以解释为“档案的提供利用”、“档案的利用服务”或者“档案的开发利用”,具体是指档案局(室)为更好的发挥自己的职能作用,提高档案利用率,需要向档案利用者提供各种各样的档案信息资源,并为档案利用者在利用档案过程中提供一些必要的辅助性服务,以便档案利用者更好的利用档案;另一方面,从档案利用者的角度出发,那么“档案利用”可以解释为“由档案利用者作为主体,通过借助档案利用工作系统,来进行档案信息的查找利用,从而有效满足自身利用需求的一种行为过程,这一过程同时也是档案信息资源自身利用价值得以实现的过程”。从中我们可以看出,档案在利用过程中,通过会包含三个最为基本的要素,一是主体要素,指的是档案信息资源利用者;二是客体要素。指的是档案信息资源,三是条件要素,指的是提供档案利用服务的机构、工作人员、技术、政策等。因此从广义的角度来看,“档案利用”既是指档案部门提供的档案利用服务,同时也是指利用者对档案加以利用的过程,对于“档案提供利用”与“档案信息资源利用”而言,二者之间有着不可分割的联系,是一个过程的两个方面。而深入了解档案利用的内涵,对于做好档案利用工作,提高档案利用价值具有重要的意义。
二、做好档案利用工作的策略
(一)做好基础工作,转变档案利用观念
档案利用工作是一项系统复杂的工作,具体可分为两个部分,一是基础工作,二是利用工作,而开展基础工作的主要目的便是为了更好的实现档案的利用,为档案利用提供良好的服务。例如进行更多的档案资源收集,目的是更好的满足人们对不同档案利用需要;做好档案信息资源的整理,目的是方面人们实现档案的系统利用;做好档案资源鉴定,目的是提供档案利用的准确率;做好档案信息资源的保管,目的是实现档案的长远、长效利用;做好档案信息资源的统计,目的是方便人们进行档案利用。因此需要做好基础工作,才能够实现档案更好的利用,充分发挥出应有的效益价值。另一方面,档案工作长期受不变的环境、工作模式、内容等因素的影响,致使一些档案工作人员思想过于保守,观念陈腐,缺乏缺乏创新意识与创新动力,甚至还存在着“看门守摊,等客上门”保守型工作开展方式,从而严重限制了档案利用作用价值发挥,不利于档案工作实现可持续发展。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆 基于此,需要档案工作人员,提高认识,积极创新档案利用观念,实现封闭、半封闭型向开放型转变,将档案工作重点注重向社会利用服务上来倾斜,提高档案资源的利用率,真正使档案室成为信息服务中心。
(二)全面了解掌握档案信息资料,丰富档案馆藏资源
要想实现档案利用工作更好的开展,首先需要档案工作人员对档案信息资料进行全面的了解与把握,才能够更好的推动档案利用活动各个环节的顺利开展。具体来说,档案人员应对档案的内容和成份进行充分的了解,并全面把握档案的数量与种类,在此基础之上,还要了解档案利用者的客观需要,进行针对性的调查研究,掌握档案的利用规律,从而才能够提供更加全面精准的档案利用服务,有效盘活整体档案资源。另一方面,档案资源的馆藏量对于提升档案利用效率上有着非常重要的意义,充实和丰富馆(室)藏资源,是有效利用档案信息资源的物质基础,当下很多档案机构馆在馆藏资源上依然存在着档案资源不够丰富、结构单一等问题,严重限制了档案资源的利用实效性,因此为有效改变这一问题,更好的实现档案利用,需要采取有效措施进一步丰富档案资源。首先从档案资源收集方面入手,进一步扩大收集范围,处理收集一些常规的文书档案之外,还可以接收一些其他类型档案,例如会计档案、科技档案等,有效丰富档案资源。其次,需要对档案资源存储结构进行有效的改善,注重凸显自身档案藏馆藏特色的同时,确保不同类型档案在结构上保持一定的均匀性。最后,做好档案资料的全面归档,在确保纸质文件材料归档的同时,还应提高对录音带、录像带、等电子档案文件的收集归档,为提供档案的利用效率提供有力的支持。
(三)创新档案服务方式,总结档案利用服务经验
首先,针对档案服务创新上,应采取如下措施:一是充分利用传统纸质档案,例如可在阅览室内,向档案利用者提供档案原件、复制品等材料。二是充分利用当下信息技术,加强档案利用服务信息水平建设,通过引入企业级档案管理系统软件,实现档案信息由纸质化完成数字化过渡,提高档案利用信息化服务水平,打破以原始文献作为第一服务的局面,将工作重点放在发展数据库、电子档案与信息技术服务上,提高档案利用工作质量水平。三是加大力宣传力度,通过举办举办档案展览等方式,向人们更好进行档案利用知识宣传普及,有效培养潜在的档案利用者。另一方面,应善于总结档案利用服务经验,促使档案利用工作开展水平实现持续稳定提升,具体可采取如下措施,一是结合日常利用工作状况,对档案检索工具进行不断改善,不断提升检索工具的适用性,更加方面进行人们进行档案资源利用。二是通过开展档案资源需求调研工作,收集各方意见,了解实际档案资源需要,有助于档案工作人员有针对性地提供档案利用服务,促使档案利用效果最大化。三是做好基础业务的管理与完善,科学合理的评估档案利用价值,充分考虑各种价值因素,更好地推进档案基础业务建设,提高档案利用效果。
总结:
档案利用工作在整个档案工作中起到非常重要的检验和带动作用,直接关系到整个档案工作开展的质量与水平,因此在实际进行档案利用工作开展过程中,需要充分认识到档案利用工作的内涵,并采取有效策略促进档案利用工作平稳顺利的开展,提供档案利用水平,充分发挥档案作用价值,有效推动档案事业实现更好的的发展。
参考文献
[1]孙文星. 如何做好档案利用工作[J]. 兰台世界, 2016(s1).
[2]裴海霞. 浅谈如何做好新形势下档案利用和服务工作[J]. 办公室业务, 2016(13):103-103.
[3]康静. 浅谈如何做好科技档案的开发与利用[J]. 机电兵船档案, 2016(2):39-40.

作者简介:吴嵘(1972.10-),女,吉林长岭县人,职称:馆员(中级),研究方向:图书馆学。


本文来源:谈如何做好档案利用工作:/lunwen/8888.html

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