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信息时代背景下的电子档案管理

发布时间:2020-01-04 13:07:48? 文章来源:/? 作者:须编辑? 阅读:次


(浙江省嘉兴市交通投资集团有限责任公司,314050)
摘要:随着信息产业的迅猛发展,档案作为十分重要的信息资源也逐渐向数字化、电子化、信息化发展,在给企业档案管理工作带来新的发展机遇的同时,也为企业档案管理工作带来了挑战。当前,企业不仅需要加强对档案实体的管理,还要加大对企业档案信息化管理的重视,切实将档案的重要作用充分发挥出来。基于此,本文主要对信息时代背景下电子档案管理措施进行了简要的探讨,以供参考。
关键词:信息时代;电子档案;管理方法


引言
随着信息技术的迅猛发展,档案信息化的步伐也逐步加快。在电子档案管理工作中,借助信息化技术手段对其进行完善,能极大地促进管理工作的提升。
1企业电子档案管理的重要性及意义
1.1有助于提升档案的检索速度和准确率
智能化是档案信息化管理模式中所独有的优势,能够让复杂、模糊的档案信息查询变得轻易且能实现,能提高档案管理工作人员的工作效率,还能使档案管理工作的质量得到进一步增强。
1.2有助于提升档案信息的利用率
在注重环保的今天,企业也逐渐开始实现无纸化办公,通过企业档案的信息化管理能使办公数字化与传统纸质档案的不协调问题得以有效解决,从而为企业档案服务提供更多的便利。
2信息时代背景下的电子档案管理存在的问题
2.1管理人员对档案电子化管理认识不充分
虽然档案电子化管理已经为人们熟知,但是人们对于档案电子化管理的认识比较狭隘。比如说有些人认为档案电子化管理就是花大价钱购买一套完善的管理系统即可。但实质是通过电脑将档案的每页资料扫描成图像文件进行保存,将档案资料数字化,建立基于图像文件的电子文档管理系统,实现传统的纸张调阅向计算机查阅转变。
2.2档案管理人员的综合素质还无法完全满足要求
电子档案信息化管理的良好运行离不开高素质的管理人才,但通过对现阶段企业的档案管理人员进行调查可以看出,企业档案管理人员的素质相对较低。有些是即将退休的人员,有些是不能胜任别的岗位的人员,且大部分人只会简单地把纸质的档案信息录入计算机中,然后进行分类保存。在现代化发展迅速的今天,电子档案信息化管理不仅仅是信息录入这么简单的工作,更重要的是采取一定的手段对档案信息进行有效管理。由此可以看出,为了更好地管理电子档案,企业的档案管理工作者不仅需要掌握信息技术,同时还需要具备一定的管理能力。
3信息时代背景下的电子档案管理有效措施
3.1优化企业档案信息化管理系统
其一,企业应当结合自身现实运营状况强化档案信息化管理工作,构建完善的企业档案信息化管理系统,拟定具体明细的管理宗旨和监管程序。其二,应当及时主动地运用优秀的互联网科技,逐步优化档案信息资源库,研发相应的技术软件,做好资源库的完善革新工作,与此同时,还需要构建完整高效的档案信息化管理机制,对企业诸项档案数据信息实行联合性的监管。其三,依照企业的真实诉求,合理购置信息资源库及档案信息管理体系,增强有关软件、程序的管理性能,提升档案数据搜索、查找的效力,为有效地运用企业档案信息资源提供优良的保障。
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3.2完善电子档案信息化管理制度
电子档案管理工作信息化的建设是实现现代化发展的主要构成部分,对此要制定相应管理制度,提高信息化管理的规范性和有效性。电子档案管理制度的制定,目的在于确保管理工作人员在工作落实过程中有所依靠,避免出现方向偏离或是落不到实处等情况。电子档案管理信息化的发展,在实质上来讲也就是不断地去健全改革管理环节的信息化程度,最后在整体上实现信息化。值得注意的是,在电子档案管理工作中各个环节或是步骤的进行,均需要保障档案管理信息的真实性以及完整性。
3.3提高档案电子化管理技术
企业应当选择高性能、高质量的计算机设备。这是实现档案电子化管理的基础,同时也保证档案电子化管理正常进行的关键。如投入资金添置服务器、网络版软件、计算机、数码照相机、复印机等相关数码设备,完善信息化硬件设施,对档案资料实行电脑数字化管理,将所有的诉讼卷和文书卷以及音像资料全部登记造册。通过机器就能进行卷宗的搜寻,极大地提高了工作效率,为日常工作的开展提供便捷服务。国家对电子档案的管理规范进行明确的规定,电子档案管理中电子文件的形成单位需要加强电子文件的归档管理,并且对电子文件的形成、搜集、积累以及整理归纳等工作纳入到文件管理的工作程序中,明确岗位的职责,并且有专人进行管理。同时电子文件形成的单位档案部门需要对电子文件的搜集、整理以及归档等工作进行监督和指导,并且按照相应的规定进行相应的移交工作,促使电子档案管理有效开展。企业应当不断完善档案管理体制,实行档案评查制度。
3.4加强对计算机网络的安全管理
首先,需要积极对企业档案信息网络的保密系统进行完善,确保网络连接以及信息的网络传输是安全的。其次,要建立起完善的电子档案备份系统,配备防磁柜、多刻几份光盘、异地保存等手段,具备电子档案信息的灾难恢复能力,以确保企业电子档案网络工作能在遇到突发情况时也可以正常运转。再次,必须要强化档案信息系统的安全防范,结合档案室的实际情况安装各种安全以及监控设备,例如入侵警报、电子监控、周界报警等。在档案新管理终端还必须要利用加密技术来确保电子档案资源的安全性。最后,对企业的网络必须要定期进行有效地维护与更新,要时刻确保所使用的防火墙以及防病毒软件为最新版本,以提高计算机网络的安全系数。
3.5加速人才培养与引进
良好的档案管理离不开优秀的人才,因此企业需要加强人才的培养与引进工作,具体可以从以下几个方面进行。首先,企业可以通过内部竞聘的方式选拔档案管理工作者,重点选拔那些责任心较强、具有一定专业素养的人才从事档案管理工作。其次,企业应选用合适的方式进行人才招聘,使更多的综合性人才能够进入档案管理岗位。再次,企业应该加强培训工作,使档案管理人员能够尽快适应工作岗位。对于人员调动频繁的企业应当做好报备工作,对新进人员进行及时的档案培训,让其能够尽快掌握档案管理工作方面的知识。最后,档案管理工作是需要企业内部各部门配合才能做好的,企业应邀请相关专家讲座,让领导和职工明白档案管理的重要性和意义所在,从而推动档案管理工作顺利进行。
结束语
总之,由于受到观念、制度、安全及人才等因素的影响,现阶段企业在电子档案信息化管理上还有一些问题亟待解决。对此,企业应进一步加大重视,制定健全信息化管理制度,加强电子档案信息化安全建设,同时大力培养电子档案信息化管理人才,促进企业电子档案管理信息化建设工作更上一层楼。
参考文献
[1]吴月霞.浅论档案信息化管理[J].科技经济导刊,2016(35):23.
[2]苏莉.电子档案信息化管理方案[J].信息技术与信息化,2015(04):170-171.
[3]孙莉莉.信息时代背景下的电子档案管理[J].黑龙江史志,2014(05):91.

作者简介:屠娟(1978年1月—),女,汉,绍兴人,本科,馆员,嘉兴市交通投资集团有限责任公司,研究方向为档案管理。

本文来源:信息时代背景下的电子档案管理:/lunwen/9529.html

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